Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Frank Libossek, Einzelunternehmer
Marxhofstraße 1
82008 Unterhaching
E-Mail: kontakt@clivano.de
Telefon: 089 20 20 74 32

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.

Für Daten von Patientinnen und Patienten, die über die Anwendung verarbeitet werden, ist die jeweilige Praxis Verantwortliche. Clivano verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden im Auftrag der Praxis nach Art. 28 DSGVO. Für Auskünfte zu diesen Daten ist die Praxis zuständig.

Das betrifft insbesondere die öffentlichen Formulare, die im Auftrag einer Praxis bereitgestellt werden: digitaler Aufnahme- und Anamnesebogen, Online-Terminbuchung und Warteliste, Terminanfrage, Terminabsage, Nachbefragung zum Behandlungsergebnis sowie Bewerbungen auf Stellenanzeigen einer Praxis.

Diese Datenschutzerklärung betrifft die Verarbeitung, für die Clivano selbst verantwortlich ist: Besuch der Website, Registrierung, Vertragsabwicklung und Abrechnung.

Beim Aufruf der Website verarbeitet die Hosting-Plattform technische Zugriffsdaten, darunter die IP-Adresse, Zeitpunkt des Abrufs, aufgerufene Seite und übertragene Datenmenge. Zweck ist der technische Betrieb, die Fehlerdiagnose und die Abwehr von Angriffen. [offen: Speicherdauer der Plattform-Logdateien bei Clever Cloud]

Zusätzlich speichert die Anwendung IP-Adressen kurzzeitig, um automatisierte Massenzugriffe auf öffentliche Formulare und den Login zu begrenzen. Diese Zähler beziehen sich auf feste Zeitfenster (Minute bzw. Tag) und verlieren danach ihre Bedeutung.

Bei der Registrierung verarbeiten wir Praxisname, Name, E-Mail- Adresse und Passwort (nur als kryptografischer Hash) zur Bereitstellung des Kontos und zur Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zum Nachweis der Einbeziehung unserer AGB speichern wir den Zeitpunkt Ihrer Zustimmung und den Stand der akzeptierten Fassung.

Team-Zugänge, die eine Praxis anlegt, verarbeiten wir ebenfalls zur Vertragsdurchführung (Name, E-Mail-Adresse, Rolle).

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe (siehe Abschnitt 8). Wir übermitteln dorthin ausschließlich Vertrags- und Abrechnungsdaten, keine Patientendaten. Die Verarbeitung dient der Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Abrechnungsunterlagen unterliegen den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen und werden für deren Dauer aufbewahrt, auch wenn das Konto vorher gelöscht wird.

Wir versenden System- und Vertragsmails (z. B. Registrierungs- Bestätigung, Buchungsbestätigungen, Hinweise zum Konto) über den Dienstleister Mailjet (siehe Abschnitt 8). Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage.

Die Anwendung setzt keine Analyse- oder Trackingdienste ein und bindet keine Inhalte von Drittservern ein; auch Schriften werden vom eigenen Server ausgeliefert. Verwendet werden ausschließlich folgende technisch bedingte Mechanismen:

• praxis_session (Cookie, HttpOnly): hält die Anmeldung eingeloggter Nutzer:innen, Laufzeit 7 Tage. Ohne dieses Cookie ist kein Login möglich.
• pw_vid (Cookie, HttpOnly): wird nur gesetzt, wenn Sie den öffentlichen Praxisberater-Chat nutzen; begrenzt als zufällige Kennung das Nutzungskontingent gegen automatisierten Missbrauch, Laufzeit bis zu 400 Tage. Es enthält keine Angaben zu Ihrer Person.
• sessionStorage (nur im Browser-Tab): der Verlauf des öffentlichen Praxisberater-Chats bleibt im Tab und wird nicht dauerhaft gespeichert.
• localStorage (im Browser): Zwischenspeicher für Entwürfe des Einrichtungsfragebogens neuer Kundenpraxen sowie ein Tages-Merker, wenn eingeloggte Nutzer:innen einen Hinweis mit „Nicht jetzt" ausblenden. Diese Daten verlassen Ihren Browser nicht.

Für den Betrieb setzen wir folgende Dienstleister ein. Soweit „Auftragsverarbeitung" angegeben ist, verarbeitet der Anbieter Daten nach Art. 28 DSGVO ausschließlich auf unsere Weisung.

Clever Cloud SAS, 4 rue Voltaire, 44000 Nantes, Frankreich
Betrieb der Anwendung, Verarbeitung in Paris. Auftragsverarbeitung.

Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513
Datenbank, Anmeldung und Dateiablage. Speicherort vertraglich Frankfurt am Main (AWS eu-central-1). Sitz des Anbieters in Singapur, Unterauftragsverarbeiter auch in den USA, abgesichert über Standardvertragsklauseln. Auftragsverarbeitung.

Mistral AI SA, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich
KI-gestützte Textverarbeitung mit Patientenbezug, Verarbeitung in der EU. Eine Nutzung der Daten zum Training von KI-Modellen findet nicht statt. Auftragsverarbeitung.

Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland
KI-gestützte Erstellung von Texten ohne Patientenbezug (SEO, Social Media, Website-Baukasten). Keine Gesundheitsdaten. Soweit Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU tätig werden, gelten Standardvertragsklauseln. Auftragsverarbeitung. Die Trennung ist technisch verankert: Patientenbezogene KI-Anfragen an diesen Anbieter werden von der Software blockiert.

Mailjet (Sinch Email)
Versand von E-Mails. [offen: vertragschließende Gesellschaft und Sitz — Anfrage läuft]

Stripe Payments Europe, Limited, Irland
Zahlungsabwicklung. Stripe handelt bei Betrugserkennung, aufsichtsrechtlichen Pflichten und Produktverbesserung als eigener Verantwortlicher; Nutzerdaten werden auch in den USA verarbeitet. Es werden ausschließlich Vertrags- und Abrechnungsdaten übermittelt, keine Patientendaten.

Auf der Website stehen ohne Anmeldung der Praxis-Check, der Paket-Finder und der Praxisberater-Chat zur Verfügung. Die dort eingegebenen Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Angaben zur Praxis) verarbeiten wir zur Erstellung des angeforderten Ergebnisses und zur Kontaktaufnahme. Die KI-gestützte Auswertung dieser Werkzeuge erfolgt ohne Patientendaten (siehe Abschnitt 8, Anthropic).

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Nach Ende eines Kundenvertrags bleibt das Konto für 30 Kalendertage in einem ausschließlich lesenden Zustand, damit die Praxis ihre Daten exportieren kann. Danach werden die Daten des Kontos gelöscht oder anonymisiert. Abrechnungsunterlagen bleiben für die Dauer der gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen erhalten.

Für Behandlungsunterlagen von Patientinnen und Patienten gelten die Aufbewahrungspflichten der jeweiligen Praxis als Verantwortliche (siehe Abschnitt 2).

Ihnen stehen nach Art. 15 bis 21 DSGVO folgende Rechte zu: Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Wenden Sie sich dazu an kontakt@clivano.de.

Betrifft Ihr Anliegen Daten, die eine Praxis über Sie verarbeitet (z. B. als Patientin oder Patient), wenden Sie sich bitte an diese Praxis; sie ist dafür Verantwortliche (siehe Abschnitt 2).

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Ansbach.

Ändert sich die Verarbeitung – etwa durch neue Funktionen oder Dienstleister – wird diese Erklärung fortgeschrieben. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.