So funktioniert Clivano

Der Praxis Manager zieht alles zusammen, was Ihre Software an diesem Morgen weiß: offene Vorgänge, Termine heute, wer wieder ansprechbar wäre, welche Verordnungen enden. Daraus wird eine Liste „Heute zu tun“ – jeder Punkt führt direkt an die richtige Stelle. Daneben steht, wo gerade Umsatz liegen bleibt, etwa wenn niemand die ehemaligen Patient:innen anspricht. Auf Ihren Klick bereitet er die passenden Entwürfe vor; abgeschickt wird nichts ohne Freigabe. Je höher Ihr Paket, desto mehr läuft hier zusammen.

Sie laden einmal Ihre Patientenliste hoch – eine einfache Tabelle aus Ihrer Praxissoftware. Die KI liest jeden Namen und schreibt eine persönliche Nachricht mit einem passenden Angebot. Frau Müller bekommt eine neutrale Mail; der persönliche Text – etwa ‚Wie geht es Ihrem Rücken?' – liegt auf einer geschützten Seite Ihrer Praxis, mit einem Link zum Termin buchen. Sie sehen jede Nachricht vorher und klicken auf ‚Freigeben'. Erst dann wird sie verschickt – und nur, wenn eine Einwilligung vorliegt.

Wenn eine Behandlungsserie endet, erkennt Clivano das – aus Dokumentation, Rückseite der Verordnung oder Kalender – und legt Ihnen einen Entwurf ins Freigaben-Center: bei Kassenpatient:innen etwa das Angebot, als Selbstzahler weiterzumachen, bei Privatversicherten die Fortführung. Sie prüfen kurz und geben frei – mit einem Link zum Termin buchen. Kein Werbe-Druck, kein Heilsversprechen – nur ein freundlicher Hinweis, den Sie freigeben.

Das System trennt deshalb automatisch: Die E-Mail selbst bleibt neutral und sagt nur, dass eine Nachricht der Praxis bereitliegt. Der persönliche, aufs Anliegen bezogene Text liegt auf einer geschützten Seite Ihrer Praxis und öffnet sich erst, wenn Patient:innen ihr Geburtsdatum eingeben. So passiert der Gesundheitsbezug den Versanddienstleister nicht. Das gilt automatisch für Reaktivierung und Serien-Ende – und im Paket „Intelligenz“ auch für den Selbstzahler-Vorschlag. Einstellen müssen Sie dafür nichts.

Sie tippen die E-Mail-Adresse der neuen Patient:in ein und klicken auf ‚Einladung senden'. Die Patient:in bekommt einen Link und füllt den Anamnesebogen zuhause am Handy aus – wann sie will. Wenn sie in die Praxis kommt, haben Sie alle Daten bereits digital vor sich. Kein Papier, kein Abtippen, keine unleserliche Handschrift. Alternativ: Die Patient:in füllt den Bogen direkt in der Praxis auf einem Tablet aus.

Nach den persönlichen Daten fragt der digitale Bogen: ‚Welche Bereiche treffen auf Sie zu?' Die Patient:in wählt einen oder mehrere von acht Schwerpunkten – zum Beispiel ‚Orthopädie & Traumatologie' bei Beschwerden an Gelenken, Muskeln oder Wirbelsäule. Danach sieht sie nur die Fragen, die für sie relevant sind. Ein Neurologiepatient sieht andere Fragen als ein Sportler. Am Ende unterschreibt sie digital mit einem Häkchen. Sie erhalten einen vollständigen, strukturierten Bogen – noch bevor die Patient:in die Praxis betritt. Alle Daten bleiben sicher in Ihrer App, nur für Ihre Praxis sichtbar. Die acht Schwerpunkte reichen von Orthopädie über Pädiatrie bis zu Kopfschmerzen, Schwindel und Tinnitus.

Die Patientenakte führt alles zusammen: Anamnese, hochgeladene Altbefunde, den per Diktat erfassten Behandlungsverlauf, Verordnungen und – bei aktivem Terminkalender – die Termine. Ein Klick auf den Namen und Sie haben den kompletten Verlauf vor sich. Neu abgeschlossene Anamnesebögen werden automatisch der richtigen Akte zugeordnet; passt keine, legen Sie mit einem Klick direkt aus dem Bogen eine neue Akte an.

Der Erfassungsstand in der Patientenakte beantwortet genau das: Eine Arbeitsliste zeigt je Akte, ob Anamnesebogen oder Einwilligung fehlen. Die Tagesliste „Heute im Haus“ filtert auf die, die ohnehin gleich da sind – den Bogen schicken Sie direkt aufs Praxis-Tablet ins Wartezimmer, oder Sie drucken QR-Codes gesammelt aus und legen sie an die Anmeldung. So wird der Altbestand nach und nach digital vollständig, ohne dass Sie eine eigene Aktion daraus machen müssen.

Erfassen Sie eine Verordnung per Foto, übernimmt Clivano die Diagnosen automatisch in die Patientenakte – chronologisch geordnet und strikt getrennt vom therapeutischen Befund, der Ihre fachliche Einschätzung bleibt. Einen ICD-10-Schlüssel, der nicht auf der Verordnung steht, setzt Clivano nicht von selbst – stillschweigend übernommen wird nichts. Fehlt der Schlüssel, wählt Ihre Praxis ihn aus der amtlichen ICD-10-GM.

Sie diktieren die Behandlung über die Diktierfunktion Ihres Geräts – am Handy über das Mikrofon der Tastatur, am Windows-Rechner mit Windows-Taste + H, am Mac über die Diktierfunktion des Systems. Die KI macht aus dem Text eine strukturierte Dokumentation zum Prüfen und Speichern. An die KI geht ausschließlich Text; eine Tonaufnahme bekommt Clivano nicht. Die fertige Doku landet direkt in der Patientenakte und ist die Grundlage für Therapiebericht und Übungsplan.

Im Eingeben-Modus der Behandlungsdokumentation stehen klickbare Fachbegriffe bereit, passend zur gewählten Körperregion – etwa MT HWS, Beckenbodentraining oder Bobath. Sie klicken die passenden Bausteine an, ergänzen bei Bedarf ein paar Worte und speichern. Das gibt es für alle Fachbereiche und ersetzt das Diktat nicht – es ist der schnelle Weg, wenn Sprechen gerade nicht passt.

Laden Sie den ärztlichen Befund hoch: Clivano liest den Text über die Textebene oder – bei einem Foto oder Scan – über die Texterkennung, und die KI überträgt die wichtigsten Angaben in die Akte und erstellt auf Wunsch eine knappe Praxis-Sicht zur Vorbereitung sowie eine patientenverständliche Fassung zum Ausdrucken oder Mitgeben. Ohne lesbaren Text wird die Datei abgewiesen – erfunden wird nichts. Die KI überträgt dabei die im Befund genannte ärztliche Diagnose – sie stellt keine eigene und gibt keine Therapieempfehlung.

Aus Patientenakte und Behandlungsdokumentation entwirft die KI den Therapiebericht – Sie prüfen, passen an und drucken ihn aus oder geben ihn digital an die Kolleg:innen weiter. Der Versand bleibt Ihre Entscheidung; nichts verlässt die Praxis ohne Ihre Freigabe.

Sie haken die Übungen aus der Übungsliste Ihrer Praxis an. Anleitung und Dosierung kommen aus Ihrer Übungsliste, von der KI in patientenfreundliche Sprache geglättet; fehlt eine Angabe, schreibt sie einen allgemeinen Vorschlag zum Prüfen dazu – sie wählt keine Übung selbst aus. Sie prüfen und passen an, dann drucken Sie ihn aus oder übermitteln ihn digital. Bewährte Pläne speichern Sie als Vorlage und nutzen sie beim nächsten passenden Fall wieder.

In Clivano sehen Sie jeden Monat: Wie viele ehemalige Patient:innen haben geantwortet? Wie viele Termine sind dadurch entstanden? Antworten und Buchungen zählt Clivano von selbst – Sie müssen nichts eintragen. Den Umsatz rechnet es mit einem Richtwert je Buchung hoch; das ist eine Schätzung, kein Rechnungsbetrag. So sehen Sie, ob sich Clivano für Ihre Praxis lohnt.

Sie tippen nur den Stellentitel ein – zum Beispiel ‚Physiotherapeut/in gesucht'. Die KI schreibt automatisch eine komplette Stellenanzeige, einen kurzen Instagram-Beitrag und einen Text für Facebook. Interessierte bewerben sich über ein kurzes, strukturiertes Formular – mit Anschreiben und Lebenslauf-Upload. Das ist bewusst so gebaut: in wenigen Minuten erledigt, aber ernsthaft genug, dass nur echte Interessenten durchkommen. Sie bekommen vollständige Bewerbungen statt One-Click-Karteileichen – jede erscheint sofort in Ihrer App, und der Bewerber bekommt innerhalb von Minuten eine automatische Eingangsbestätigung.

Alle vier Wochen erstellt die KI Vorschläge für Instagram und Facebook. Zum Beispiel: ein Tipp gegen Nackenschmerzen, ein Blick hinter die Kulissen Ihrer Praxis, ein Hinweis auf Ihren Stoßwellen-Termin. Sie sehen alle Vorschläge und kopieren den fertigen Text mit einem Klick – oder verwerfen ihn. Diesen fügen Sie dann in Instagram, Facebook oder die kostenlose Meta Business Suite ein – dort können Sie ihn sogar zeitlich vorausplanen. So behalten Sie die volle Kontrolle darüber, was und wann etwas erscheint. Schreiben oder fotografieren müssen Sie fast nichts – außer vielleicht gelegentlich ein kurzes Handyfoto aus der Praxis.

Nach einem Termin schickt Clivano – sofern der Patient beim Buchen zugestimmt hat – eine kurze, freundliche Bitte um eine Bewertung, mit einem direkten Link zu Ihrem Google-Profil; höchstens einmal im Halbjahr. Ohne diese Einwilligung wird nichts verschickt. Kein Druck, keine Belohnung. Die Bitte braucht das Wachstums- und das Terminkalender-Add-on; eine direkte Anbindung an Google ist geplant.

Für jede Selbstzahler-Leistung Ihrer Praxis – zum Beispiel Stoßwelle, Faszientherapie oder Sportphysio – erstellt Clivano eine eigene, SEO-optimierte Unterseite. Diese Seite ist so geschrieben, dass Google sie findet wenn jemand in Ihrer Stadt danach sucht. Sie erhalten die fertige Seite zur Übernahme auf Ihre Website.

Schnüren Sie Ihre Selbstzahler-Leistungen zu klaren Paketen mit Umfang und Preis. Diese Pakete nutzt Clivano an anderer Stelle weiter – etwa als passenden Vorschlag beim Serien-Ende oder (im Paket „Intelligenz“) im Selbstzahler-Potenzial.